깔끔한 PPT 쉽게 만들기 잘하는 노하우 - 기획편

깔끔한 PPT 쉽게 잘하는 노하우 - 기획 편

PPT는 보편적으로 발표의 보조도구로 사용되죠! 그럼에도 어렵고 시간이 많이 든다는 생각이 지배적일 텐데요.

사실 위와 같은 생각을 갖게 된 이유는 한 가지를 놓치고 있기 때문 아닐까 생각됩니다. 많은 분들이 잊고 있는 것이 바로 이 점! 보조도구임에도 주객이 전도되는 상황이라는 것! 지금부터 들어보시죠~~

 

대부분의 작업시간이 길어지고 PPT가 깔끔해지지 못하는 이유는 무엇일까요?

 

1. 꾸미기에 너무 치중한 경우

2. 디자인이 너무 화려한 경우

3. PPT의 구성 내용이 부실한 경우

4. 너무 많은 내용을 전달하려는 경우

5. 문서의 흐름이 통일되지 않은 경우

 

위와 같은 상황들 외에도 아주 다양한 원인들이 있겠지만, 위에 언급한 상황들은 특히나 주의해야 하는 부분들입니다. 이유인 즉 본문에 들어갈 '내용'이 부실해 보이거나 실제로 부실해지는 경우로 연결될 확률이 많기 때문인데요! 보조 도구인 PPT를 활용하는 궁극적인 목적은 아무래도 '무언가를 전달하기 위함'입니다. 그런데 내가 생각하는 바 대로 전달하지 못한다면... 그 도구는 성공적이라고 하기엔 많이 부족하겠죠?

 

PPT를 구상할 때 깔끔하면서도 쉽게 만들고 싶다면 Agenda 아젠다를 잘 짜야합니다. 이것이 곧 기획으로 직결되는 부분이기도 한데요~ 어젠다라고 하면 흔히 우리는 목차를 생각합니다. 그리고 이것을 잘 풀어보면 결국, 기-승-전-결 말하고자 하는 순서라고도 할 수 있습니다. 

건설로 치면 기초가 잘 닦아져 있어야 건물이 부실하지 않듯, PPT도 마찬가지라는 소리입니다. 기획은 곧 기초공사이며 이 기초가 잘 닦이면 그 자체로 목차로 사용이 될 수 있습니다. 

 

기획내용을 PPT로 변환하는 과정에서 결론을 앞으로 도출할지, 강약을 어디에 줄지.. 등등 표현기법이나 전환 효과 외에도 디자인적 요소의 가미가 이루어질 수 있지만 기초 자체부터 부실하다면 아무리 효과를 잘 주고 깔끔하게 하더라도 좋은 결과물이 나오기 쉽지 않고, 브리핑이 끝난 후 대부분이 '그래서 하고자 하는 이야기가 무엇인데?'라는 의문만을 남길 뿐입니다.

 

직장인도 학생도 많은 시간을 투자해야 하고 전체 PPT 작성 시간에 50%~70% 이상을 투자해야 하는 부분이 저는 기획파트라고 생각합니다.

 

 

기획! 그럼 어떻게 해야 하는데?

PPT 문서의 구조도 표지-목차-본문의 필수요건이 있고, 이 외에 간지-엔딩 페이지 같은 선택 요건이 있다고 표현해보겠습니다. 문서도 똑같이 구조라는 게 존재합니다. 주장-근거, 목적-결론 이런 단어를 사용하여 표현할 수 도 있겠지만 좀 더 쉽게 생각해봅시다.

 

말하고자 하는 것(주제, 목적, 가설)

→ 왜 그렇게 생각하는지(근거, 이유)

→ 그래서 내가 말하고자 하는 게 이런 거야(결론, 결과)

 

PPT는 무언가의 결과보고(과제도 동일) 또는 누군가를 설득하기 위한(제안서, 기획안) 상황에서 사용되는 것 이 대다수입니다. 내가 말하고자 하는 것 은 정해져 있고 그걸 풀어나가기 위한 보조수단인 거죠. 기획을 어떻게 해야 하는지는 무궁무진합니다. 기획 영역의 전문가가 따로 있을 정도 고 문서 구조나 문서기획만 전문으로 다루는 분들도 많이 계시니까요^^ 물론 제가 언급하는 기획이란 최소한 PPT를 구성하기 위한 내용을 준비함에 있어 많은 투자를 해야 한다는 뜻입니다. 

우리가 학창 시절 과제를 하거나 공모전을 해도 항상 첫 번째 토의는 무엇이었나요? 바로 주제 선정이었습니다. 주제를 선정하고 몇 차에 걸쳐 토의를 하고 자료를 수집하는 과정을 누군가가 정하지 않아도 물 흐르듯 해온 과정인 거죠. 개인적인 의견일 수 도 있겠지만, 항상 기획한 부분이 모호하거나 불안정하면 PPT 작업시간이 길어지고 수정이 많아졌습니다. PPT의 디자인적인 스킬과 기술을 간단하게 하는 노하우도 중요하지만 첫 단추부터 잘못되었다면 제자리걸음만 할 뿐 노력 대비 최상의 결과를 얻을 순 없습니다.

 

그래서 더더욱 강조드리고 첫마디부터 별표 5개를 걸어봅니다. PPT를 깔끔하고 쉽게 하려면 기획이 반 이상이라는 것을 말입니다!

기획 영역은 하루아침에도 단기단에도 도달할 수 없습니다. 엄청난 노력과 습관화를 거쳐야만 하는 부분이기에 단기간에 형성할 수 있는 노하우가 있다 하면 과연? 하는 의문이 듭니다. 그저 글을 작성하고 문서를 작성할 때 '말하고자 하는 것'에 대해 끊임없이 고민하고 이걸 잘 전달하는 방법을 실천해보는 것이 전부이지 않을까 싶습니다.

 

다 작성하고 나니 글이 엄청 재미가 없어 보이네요 ㅠㅠ 그렇지만 하고 싶은 말은 다 담았으니 이만 물러가겠습니다! 다음엔 슬라이드 마스터에 대해 이야기를 해볼까 합니다.