간결한 PPT 작업시간 단축 노하우 - 슬라이드마스터 1탄

간결한 PPT 작업시간 단축 노하우 1탄

마스터를 써야 하는 이유

이번 포스팅에서는 슬라이드 마스터를 사용해야 하는 목적과 슬라이드 마스터가 어디에 있는지에 대한 부분을 이야기하고자 한다. 슬라이드 마스터라고 하면 배경 이미지를 작업한다던가 '디자인'요소에만 집중되어 이야기가 언급되었다면, 나는 시각적인 이미지보다는 레이아웃에 대한 이야기를 강조하고 싶다.

 

슬라이드 마스터에서 다루는 요소들은 슬라이드 배경, 제목, 글꼴, 단락서식, 위치, 바닥글 등의 슬라이드 기본 디자인이다. 이중에서도 제목, 글꼴, 단락 서식, 위치는 PPT 작업시간을 좌지우지할 수 있는 요소들이고 이것들을 포괄하여 필요한 작업을 레이아웃이라고 표현하고자 한다. 

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슬라이드 레이아웃?

기본적으로 11개의 종류가 제공되며, 슬라이드 마스터 내에 포함되어있다. PPT작업시 주로 사용하는 레이아웃을 미리 설정해 놓는 것으로 사용목적에 맞게 편집해 둠으로써 작업시간의 단축을 야기할 수 있다. 새로운 레이아웃을 만들거나 기존 레이아웃 역시 삭제할 수 있다.

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마스터를 작업해야하는 목적은 다른 것 보다도 작업시간 단축에 대한 부분이 가장 크다. 이미 만들어진 엉망진창의 슬라이드를 편집하는 과정만 단순히 행할 거라면 좀 다를 수 도 있지만 처음부터 정돈된 레이아웃으로 작업을 하면 반복 작업을 전부 없앨 수 있을 뿐 아니라 작업시간 자체를 단축할 수 있는 지름길이기 때문이다.

 

일일이 페이지별로 제목의 위치를 변경하는 일

글꼴 텍스트를 수정하는 일

(텍스트 수정 방법은 많지만, 기본적으로 마스터에서 변경이 편리)

내용 줄 간격이나 단락 구성을 수정하는 일

배경 디자인을 변경하는 일

로고 삽입, 반복적인 이미지를 넣어야 하는 일

 

이런 작업 상황들을 마스터를 먼저 기본적으로 만지고 난 다음 하게 되면 최소한으로 줄일 수 있거나 제거할 수 있다.

 

페이지가 몇 장 없다고 할 경우 작업하면서 수정할 수 도 있고 서식을 복사하여 붙일 수 도 있지만 마스터만 한번 만지고 나면 장수가 몇 장이 되든 딱 한 번만 작업하면 되기 때문이다.

 

마스터 변경 전/후 기본 레이아웃(제목)

제목 페이지를 예로 들어보자!

변경한 내역은 레아 이웃(텍스트 입력창을 지칭) 사이즈 변경, 글씨 크기 줄이기, 굵기 적용 3가지이다.

많은 것을 변경하지 않더라도, 화려한 이미지나 디자인을 적용하지 않더라도 텍스트 종류조차 변경하지 않은 상태인데도 깔끔해 보이지 않는가?

 

 

 

마스터 변경 전 기본 레이아웃(본문)

본문의 경우도 마찬가지!

제목에 입력될 내용이 많더라도 두줄 이상 제목이 길어지면 가독성이 떨어진다. PPT는 워드와 다르게 가독성이 생명인 툴이며 본문에 차트 및 표 이미지나 데이터가 들어갈 것을 고려하여 본문 영역을 넓게 사용하는 것 이 좋다. 제목 영역의 비중이 커야 한다면 레이아웃을 여러 개 만들어 목적별로 사용하는 것이 용이함.

Tip. 모든 페이지의 제목 위치는 동일해야 자료가 깔끔하고 가독성도 좋으며 지저분해 보이지 않는다. 제목의 위치가 중구 남방이라면 자료의 완성도가 현저하게 떨어진다.

 

 

 

마스터의 본래 기능은 디자인적 요소에 대한 부분이 맞다. 하지만 편집을 용이하게 하려면 처음부터 마스터를 사용하는 습관을 기르는 것이 좋고, 특히나 다른 사람의 자료를 작업하다 보면 속이 터지고 손목 통증만 남는 결과를 많이 경험할 수밖에 없다 ㅠㅠ 조별 과제하는 대학생들이여 보고 있나? 회사 부장님 상무님 보고 계신가요?

 

100장의 슬라이드가  여기저기 짜깁기 한 자료로 구성되어 제목 위치가 정말 다 다르다면.... 환장하고 미칠 노릇이다. 작성할 땐 별거 아닌 것처럼 보일 지라도 이런 작은 부분이 예쁜 디자인보다 자료의 완성도나 질을 떨어트리는 주요 원인이 되기 때문이다. 왜??? 가독성을 떨어트리고 일관성을 저하시키니까.....  발표를 듣는 입장에서는 100장의 슬라이드를 계속 브리핑 듣고 있는데... 제목 위치가 계속 페이지가 바뀔 때마다 미세하게 움직인다고 생각해 봐라.... 예민한 사람은 이것부터 지적할 것이다.

 

디자인보다 앞서 마스터의 중요성과 사용목적을 이야기하는 이유는 이런 글의 정렬이나 위치 등... 비주얼 요소라고 하는 것 중에서도 아주아주 기본기에 속하는 부분들 때문이다.

 

막일 작업을 부르는 일은 예쁜 도형으로 인포그래픽을 만들거나 도형을 조합하여 색다른 자료를 만들 때나 애니메이션을 작업할 때 도 있지만... 가장 속 터지는 작업이 바로 제목의 위치 조정이나 빽빽한 텍스트의 줄 간격 등.... 마스터를 사용하거나 사용하지 않거나(글상자 삽입 난무) 일관성 없는 상태에서의 편집 작업을 할 때이다.

 

100장이 모두 다른 경우를 경험해보면 이 깊은 한숨을.... 누가 이해해줄 수 있을까?... 나의 퇴근시간이 밀리는 소리만 들릴 뿐....

 

 

 

 

기획된 내용이 없고, 하나씩 하나씩 만들어가는 과정이라면 사실 마스터를 먼저 작업해도 변할 수 있지 않는가?

→ 그럴 수 있다. 하지만 전체를 작업하는 시간을 따지면 마스터 작업을 하는 것이 효율적으로 단계적으로 만들어간다 하더라도 통일성 있게, 깔끔하게 만들어갈 수 있다. 또한 마스터는 한번 만들어 놓더라도 상황에 맞게 그때그때 변동할 수 있다.

 

마스터 사용이 별로 와 닿지 않는다 상황을 예시로 든다면?

차차 설명해드리겠지만 몇 가지 예시를 먼저 들어보자!

→ 어느 부장님이 팀 목표/실적을 매 페이지에 표기하고 싶다면 : 복사+붙여 넣기 할 필요 없이 딱 한 번만 입력하면 됨

→ 자료입력은 내가 하되 편집은 다른 사람에게 부탁하고 싶다면 : 입력이라도 기본 창에 해주면 빠른 시간 안에 자료 회신을 받을 수 있음

→ 회사 로고가 변경되어 수십 개의 자료를 수정해야 한다면 : 기존에 마스터를 사용하지 않았다면 기존 로고 삭제는 막일 작업이 필요하고, 새로운 로고 삽입은 자료당 한 번씩만 하면 됨

→ 제목 텍스트를 한 번에 바꾸고 싶다면 : 텍스트 종류를 변경하는 방법은 많지만 마스터를 사용했다면, 마스터 내 상단에서 딱 한 번만 글꼴을 바꾸면 전 슬라이드가 적용됨, 단 글상자를 삽입하여 변경한 제목 페이지가 있다면 이 부분은 열외임

 

 

그냥 데이터를 입력할 때 기본 창에 무조건 입력하시라고 당부하고 싶다. 기획된 내용이 있어도, 없어도 편집에 많은 시간을 들이지 않고 최소한으로 할 수 있는 최고 쉬운 방법 중 하나가 마스터 사용이니까!

하얀 창에 점선 창이 맘에 안 든다는 이유로 다 지우고 글상자부터 삽입하시는 많은 분들이... 작업시간이 왜 오래 걸리는지 편리하게 할 수 없는지, PPT가 어렵다던지, 편집이 힘들다던지 등 많은 이야기를 들었고 이런 부분들을 해소하기 위해서 사내 강의나 소모 임시 항상 첫 시간은 마스터에 대한 부분을 언급하고 강조했었다.

 

그리고 시간이 지나 마스터 사용이 능숙해지시니 다들 너무 편리하다고.... 분명 처음이 힘든 거 아닐까 싶다!

다들 아주 쉽고 간단하게 있어 보이는 PPT를 하게 되는 그날까지 파이팅 ^^